「妳𠵱個PowerPoint，做得靚得滯，下次做醜啲。」
「醜啲？」
「冇錯。唔使彩色、只用白底黑字；唔使加插圖、齋字就得；唔使飛來飛去、唔使過slide特效，總之唔使雕龍雕鳳。」
「……你係我見過第一個有咁樣要求嘅老細。」
這是我上周跟同事的真實對話。
省時兼提升效率
與我共事得耐的同事，都知道我有一個古怪規矩：對外的PowerPoint ，我要求美輪美奐；對內而只是給我看的PowerPoint，我要「零化妝、淨肉、有咁簡陋得咁簡陋」，寫到重點就可以。做得太靚，我會出聲叫下次要改善。這裏的改善，是指要「變醜」。
對外的要畀心機整到靚一靚，因為那是公司形象的反映，精美的PowerPoint slide給人專業、有料、有準備的感覺，跟presenter的語調、化妝、衣着一樣，屬於整個傳訊表達的一部份，不能馬虎了事。但對內溝通，尤其只是對我一個人作傳訊之用的，其目的只有一個，就是借PowerPoint來向我演繹一件事。過多的花巧設計、精挑字型用色、豐富背景特效，不會令傳訊效果有顯著提升，但卻會多花同事準備的時間。
有同事反問我，換隻顏色揀過字型加點特效做些動畫，也只是需要多按一兩個掣，慳不了多少時間，為何要有此奇怪指引？我的回應是，那怕只能省下五秒，我也認為應慳則慳。白領打工仔每月花在PowerPoint的時間多不勝數，拿走一個小小的特效能省下五秒，不用揀字體揀顏色省下五秒，累積下來所慳的時間可以是十五分鐘、六十分鐘，或是更多。騰出的時間可以做更有生產力的事情，甚或是免卻OT早點下班，讓員工有更佳的work life balance，也是提升他們工作時生產力之法。
每次我跟新同事分享我這個睇法，他們大多嘖嘖稱奇，告訴我以往的上司都很挑剔內部所用PowerPoint的設計，認為見微知著。當中的字體用色排版沒有做好，等同處事俹簁，對美沒有堅持，不緊張不尊重自己的工作。我明白這派管理人的想法，當中也有一定道理，但一個同事一天工時只有八小時，連OT攞埋人命頂多是十七至十八小時，也不可能無上限，他們對每件工作的「力度」難免要有取捨。事事完美固然最好，但考慮到時間空間及人體物理限制，引導員工在應用力位出力，我認為是較佳管理方法。
誤用隨時變凶器
我一直持守的理念，是為人上司者應關注如何減少同事們工作時的時間浪費，無論是做PowerPoint、寫email、做report，以至整個工作流程，上司都要恒常審視現有處理方法，看看可否簡化工序，改進效率。PowerPoint被很多人視為效率殺手，往往做的痛苦，睇的更痛苦，錯誤使用，可以變成商場中的凶器，不少商界中人聞PowerPoint色變。
Amazon的Jeff Bezos，就嚴令公司內部不能使用PowerPoint，他在與美國名嘴Charlie Rose的訪談中，曾提到公司內部所有會議，都禁絕PowerPoint，而以six-page memos取代。因為Bezos相信員工把自己的想法以完整句子與清晰文章分段全寫出來，比起散修修的bullet points，更能有效讓他們釐清思維。Amazon內部會議的頭三十分鐘，都是一片寂靜，因為各自在讀那六頁文件，但Bezos卻認為這樣更省時間，更為高效。
LinkedIn的CEO Jeff Weiner，也曾在其blog中提到公司的「無presentation」法則。他要求員工把想討論的要點寫下來，在會議前二十四小時發給與會者先讀，齊人開會時，不需再交代背景，可集中討論尋求共識。
這兩個例子，可能極端了一點，其實PowerPoint使用得宜，也是溝通傳訊的好幫手。重點在於事前應先理順思維，嘗試將心中所想精煉為別人容易理解的要點，才埋機砌PowerPoint，亦要避免一字一句把想法照錄於每張slide內。照讀slide是presentation大忌，澳洲新南威爾斯大學的教授John Sweller，曾就這做法作一實驗，證實人類同時讀字及聽講會令腦部過勞，影響內容接收，簡單地說，即是令人釣魚。
回說那位新同事，聽定我的怪論後苦苦哀求：「你由我啦，做得太唔靚我唔慣呀。」對自己出品有要求，值得加許，我沒有強她所難，只是最後輕輕作出溫馨呼籲：「內部傳訊的presentation，重點在有冇power、有冇point；而非那些colour、那些font。」
徐緣
NxTomo 市務總裁、營銷專欄作家
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本欄隔周四刊出