朋友T跟我分享一件發生在他公司的真人真事。他有一位經常開OT的後生男下屬，宅味濃但工作勤奮。有天路經其辦公桌，發現電腦螢幕下有一把東海堂餅店的和風紙扇贈品，扇上印有它們近年的代言人：日本AKB48的美少女小嶋陽菜。紙扇偷穿了一個圓形餅位，剛巧把女星心口連事業線遮了，有趣的是，朋友T發現那把扇本身存在的「胸」隙，竟被同事在網上找來原圖，再以彩印紙張補貼上小嶋陽菜的事業線，印刷色澤雖有異，但接駁位近於完美。
朋友T問同事：「你唔係用公司時間，用公司影印機嚟搞啲咁嘅嘢吖嘛？補得咁完美，要校啱大細應該要試印無數次而花大量時間，我唔介意你用公司些少打印墨水，但係你下次唔好同我埋怨要開OT囉。」
在公司避免做無謂嘢
宅男同事竟夠膽反駁：「我印之前先喺電腦以一比一size校啱晒位置，一take過就印啱，冇花太多時間㗎。」說時面上還帶點自豪。但在電腦拉大細及其後的手工剪貼美勞，不是一樣花時間嗎？
在公司所做的荒唐事我聽得多，但這個「小嶋陽菜事業線補完計劃」卻堪稱無聊之最。返工經常開OT有兩類成因，一類是不可控制因素，如老闆縮骨過份精簡公司人手，三個人做十個人的工作；或部門不當地分配工作份量，有人忙死有人歎死。面對這類情況你可以向上級反映，但能否作出改善要看老闆取態。
另一類則是可控制因素，是那種你能夠自己掌握或改變的思想及行為，藉着增加工作效率，減少OT。上網一查，你會找到不少專家的甚麼十大提升工作效率法門，當中建議大同小異，最常教導打工仔要為工作釐清先後緩急次序，懂得向無理及耗時的要求說不，並在每天下班前把明日要處理的事清楚列出，讓翌日可用最短時間投入工作。這些忠告是專家們千錘百煉下的產物，自然有其道理。對於如何增加工作效率，我沒有甚麼高深理論，但從過往經驗累積及觀察所得，效率高低往往源於意識，一種我想做快一點的意識。這近乎「阿媽係女人」的道理，我發覺身邊不少同事並不理解，或因自我控制力不足而執行不到。
要在公司做事更快，無謂嘢要盡量避免。無謂嘢包括「小嶋陽菜事業線補完計劃」般的自娛，或許你沒有這麼變態，但大部份人在辦公室總有一點自知無謂的行為。如我接觸過不少喜歡偷聽及偷睇其他同事在做甚麼的人， 午飯閒聊時就會跟我分享他所發現的「機密」：「隔離team阿Linda今日成日覇住部影印機，我專登過去八吓，原來幫個仔響度影教材。」這種人很難不OT，因為他返工時要同時兼職做「狗仔隊」。
須學習操作捷徑門路
「無謂嘢」往往耗時不多，打工仔覺得花丁點時間不會對工作有太大影響，但累積下來卻小數怕長計，且撻着做「無謂嘢」的按鈕有時一發不可收拾，這點不少人應該有親身體會。除了向「無謂嘢」say no之外，時刻保持「做快啲」意識更為重要。這意識是在做手上每樣工作時，不停問自己有沒有一種更快更聰明的處理方法。當然不是每件事也有改進空間，但我的經驗是，只要持續思考，十樣工作總有兩三件可以找到更快的完成方法。其中一個最簡單而又最實用的例子，是Microsoft Support Office（MS Office）的shortcut key的應用。白領人士很多時要使用MS Office，懂shortcut key的人處理同一份文件，比不懂用的保守估計可以快30%。最基本的Ctrl X、C、V等於cut、copy、paste固然不能不懂，其他較少人知的shortcut亦可大大省卻移動mouse的時間耗費，例如Ctrl Z等於undo；Ctrl A 等於全選；在Excel把數字變成銀碼，不用按format cell再點選currency，只要按Ctrl +Shift+4就可以了。甚麼MBA管理學不會教這些東西，但多記幾個shortcut卻真正能馬上大幅度提升工作效率，這個建議不型、不pro、不strategic，但卻相當實用。
徐緣
跨國公司市務總監、營銷專欄作家
http://www.facebook.com/tsuiyuenmarketing
本欄隔周一刊出