公司有客人帶來一封ToWhomItMayConcern(逕啟者)的信,問Attentionto之後是不是應寫Whom,我提議寫我們公司名稱,這樣寫對不對?
英文公函有所謂attentionline,陸谷孫《英漢大詞典》譯做「注意綫(商業信上指明的經辦人或部門名稱下面劃的一條綫)」,這又是錯譯了外國字典的解釋。英文的line可以指一行字,attentionline是「指明文件交誰處理的一行字」,不是指那行字「下面劃的一條綫」。事實上,那行字下不一定要劃綫。
信封上,attentionline可寫在左下角,收信機構名稱、地址則寫在中央。信件本文上,attentionline習慣寫在收信機構名稱、地址之下,通常相隔一行,例如:ABCEngineeringCompany/9999King'sRoad/HongKong//Attention:MsJudithPeel,PersonnelManager(或AttentionofMsJudithPeel,PersonnelManager/AttentionMsJudithPeel,PersonnelManager)。留意attention之後假如用介系詞帶出處理者姓名,應用of而不是to。Attention簡寫作Attn也可以。假如不知道應處理文件者的姓名,不妨只寫其職位。姓名則最好全寫。
有attentionline的信件,是給機構而不是個人的,所以信件本文開始應寫LadiesandGentlemen或DearSirs等,但也有人逕寫attentionline所指明的信件處理者,例如DearMsPeel等。假如你根本不知道信件應交誰處理,那就不應寫attentionline,由收信機構負責開信者決定交誰處理好了。