我們跟一家大公司有生意往來，最近我致函該公司，有一句說Pleasenote....（請留意……）但老闆認為Pleasenote等於「知會」對方，不很禮貌，只可用於平輩或下屬，對嗎？又公函是不是不宜用Howareyou?（近來好嗎？）之類閑話開頭？
Pleasenote這說法完全沒有不當。從前，英文信件用語往往謙恭卑下，例如有事通知別人，會用Webegtoadvisethat、Webegtoinformyouthat（現謹乞請垂聽）之類說法起句。但這樣的寫法今天只會當作笑話。讀者那位老闆以為Pleasenote「只可用於平輩或下屬」，殊不知現代英文公函措詞的基本原則就是雙方平等，用語固然務求客氣，但着重不卑不亢。表示「有事奉告」，可用以下方式起句：Youwillbeinterestedtoknowthat、Iamwritingtoinformyouthat、Iwouldliketoinformyouthat、Iregret/ampleasedtoinformyouthat、MayIdrawyourattentionto、Pleasenotethat。例如小運輸公司可以寫信告訴大顧客：Pleasenotethatwecannotbeheldresponsibleforthedeliverydelay,whichwasbeyondourcontrol（是次運輸延誤原因與敝公司無關，恕難負責，敬請亮察）。
至於公函開端，當然不應說Howareyou?即使朋友通信，也很少一開始就說Howareyou?新中國公函私函習慣劈頭就是一句下流話「您好」，英文信件可不會這樣。有消息要告訴朋友？信中第一句可以說：Hangontoyourhat!Ihavenewsforyou。很久沒有寫信給朋友？第一句可以說：SomuchhashappenedsinceIlastwroteyou。千萬不要說：Youaregood!