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問：讀者陳太居住的大廈剛組成業主立案法團，而她就被選為管理委員會的委員和秘書。由於她對法團的運作不甚了解，現來信查詢召開管理委員會會議的程序和注意事項。
答：一般來說，大廈法團的管理委員會須最少每三個月舉行一次會議。會議可由法團主席隨時召開，亦可由秘書在接獲兩名委員的要求後在14天內召開。會議的通知書須由秘書在開會日期七天前（派發通知書當日和開會日不計算在內）送達每一位委員。通知書內要列明開會地點、日期、時間及擬訂的決議事項。
以多數票通過議案
根據建築物管理條例（344章）附表2，管理委員會最少要有三名及不少於半數委員出席，才有足夠的法定人數進行會議。委員必須親自出席會議。如秘書及司庫由非委員擔任，他們並不會被計算在法定人數內。
法團主席為會議的主持人。如主席缺席則由副主席主持，如無副主席則可由出席委員互選一名委員擔任。在投票表決時，出席的委員每人一票，以多數票通過議案。如票數相同，會議主持人除已投的普通票外，可多投一決定票。另外要注意的是，如秘書及司庫由非委員擔任，他們並沒有投票權。
會議結束後，會議紀錄必須由會議主持人確認及簽署，並於會議舉行後28天內張貼在大廈的當眼處。秘書負責準備及保存每次會議紀錄。
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