香港寫字樓的租金有向上調整的趨勢，在寸金尺土的情況下，中小企的職員都習慣把沒必要的文件棄掉。在爭取較大空間的同時，大家必須留意，根據香港稅務條例第51C條，任何人士於任何課稅年度內在香港經營行業、專業或業務，必須就其收入和開支保存完整的業務紀錄和會計帳簿，以便稅務局可以確定從事該行業、專業或業務所賺取的應評稅利潤。這些紀錄和會計帳簿須由交易日期起計，除非稅務局局長指明毋須保存該紀錄或該紀錄屬於已解散的法團，否則要保存最少7年。未能保存足夠的業務紀錄即屬違法，最高可被罰款10萬元。
保存期最少7年
如果公司有良好和完整的業務紀錄，不僅可以讓公司在擬定未來的發展計劃時，更有效地控制資源運用，幫助擬定正確的商業策略，一旦遇上稅務局作出實地審查時，亦可以盡快提供有關資料，減低對公司所造成的影響。
以下是一個簡單例子，說明完整紀錄的重要性。
納稅人陳先生以獨資無限公司的形式，在沙田開設了1間經營文具的商店，他的客戶主要來自屋邨內的居民、學生和鄰近的寫字樓，超過7成的生意額為現金收入，其餘客戶用支票和信用卡付款。至於購貨方面，陳先生向供應商取得2至3個月數期，以支票付款，約2成的貨品以現金付款。
陳先生並沒有聘請會計，每天收舖後在收銀機作簡單的點算，把每天營業額的總數登記在現金簿中，然後每隔2至3天便把現金和支票存入銀行，最後還把收銀機的紙條棄掉。至於購貨的發票，陳先生亦隨處擺放，沒有好好保存。由於是獨資的生意，文具店的財務報表並不需要核數師每年核數，陳先生每年都自己報稅，而且連續3年都向稅務局呈報虧損。
最近樓價上升，陳先生花了300萬元在沙田區買了一個住宅單位，用作投資用途。稅務局隨即展開審查，並到文具店實地了解生意運作的模式和翻閱會計單據和文件。由於陳先生沒有保留收銀機的紙條和發票紀錄，稅務局無法確定營業額的總數是否準確，評稅主任惟有審查陳先生和他配偶在銀行戶口中所有現金和支票存款紀錄，但因為銀行戶口資料不齊，陳先生須親自到銀行要求覆影審查期間的月結單副本，再向評稅主任提供存款的來源和性質。在沒有足夠的文件證據支持下，未能解釋的存款都被稅務局當作文具店的營業額來處理。
稅務局後來發現，陳先生一家的生活費，例如家用、菲傭薪金、學費、兒子零用錢、電話費、保險費、水電煤氣費等，都是從收銀機拿取，這些現金收支因為沒有反映在銀行月結單中，所以稅務局把陳先生的現金生活費開支一併列作文具店的營業額計算。同樣，陳先生因為沒有保存購貨發票和零用金制度，所以只有透過銀行戶口付款的購貨額被確認，經過一番商討，評稅主任只同意扣減小部份以現金付款的購貨額，作為銷貨成本。
經過詳細的審查，稅務局發現陳先生在報稅表申請扣減了一些私人的開支，例如住所管理費、差餉、電話費、與家人在酒家晚膳的費用等，稅務局同時拒絕這些私人開支的扣減。
審核個案最終花了半年時間才完結，陳先生需要補交附加稅款和短報利潤所引致的罰款。陳先生作為文具店的東主，沒有按照香港稅務條例第51C條保存完整的業務紀錄和會計帳簿，稅務局再向陳先生作出懲罰。
很多納稅人都為了節省開支，沒有聘請合資格的會計處理帳目，最後還要受罰，可算是得不償失。
何玉梅羅兵咸永道高級稅務經理