Pleasebeinformed/advisedthat...這說法對不對？
今天，香港不少英文公函仍用Pleasebeinformed/advisedthat...句式開端，文法雖然沒有錯，但西方公函多數已不用這「格式」。通信的目的是達意，和對方關係越融洽越好，Pleasebeinformedthat...用被動語態（passivevoice）把主詞（subject）也即發信人隱去，語氣比用主動語態（activevoice）的Iwouldliketoinformyouthat...冷漠得多，譯成中文，一是不自然的「請被通知」，一是客氣的「謹此通知」。
一般而言，無論是公函還是私人信件，句子都宜用直接簡單的主動語態，例如不說Youareverymuchmissed（你很被懷念）而說Weverymuchmissyou（我們很懷念你）；不說Yourorderof23Junehasbeenreceived（你六月二十三日的訂單已被收到）而說Wehavereceivedyourorderof23June（我們收到了你六月二十三日的訂單）。
當然，用被動語態使措詞圓滑一點，有時是必要的，例如不說Youdidnotsignthechequesentus（你沒有簽署寄下的支票），改說Thechequesentuswasnotsigned（寄下的支票未有簽署），以免有「你須負責」的指斥意味；不說Icannotacceptyoursuggestions（我不能接受你的建議），改說Yoursuggestionscannotbeaccepted（你的建議無法接受），盡量不說是自己拒絕人家的建議。
還有一點要指出的，是「通知」最好用inform一字來說，不要用advise。Advise可用來說「勸告」。