「有人說，英文會議紀錄須用過去式動詞，但我看見不少用現在式，而事情還未過去，用過去式似乎也不妥當。ThecommitteeagreedthatMr.WongiswellqualifiedforteachingEnglish（委員會認為黃先生教英文十分稱職）一語，is改為was，會不會使人覺得黃先生現在不稱職？」
根據通例，會議紀錄（minutes）必須嚴格遵從覆述句法（reportedspeech）原則，不必理會目前情況。換言之，開會時用的現在式動詞須改為過去式，開會時用的過去式動詞則須改為過去完成式，例如"Theworkis/wasdone"改為Hesaidthattheworkwas/hadbeendone（他說工作做好了）。讀者說的一句，is也應改為was。
此外，開會時說的will、shall、may、can、must須改為would、should、might、could、hadto；開會時說的would、should、might、could、hadto、oughtto則不必改，例如"Theworkmust/oughttobedone"改為Hesaidthattheworkhadto/oughttobedone（他說這工作必須/應該做）。
開會時說時間的字眼也須改變，例如yesterday變做thepreviousday/thedaybefore；lastweek/month/year變做thepreviousweek/month/year；threeweeks/months/yearsago變做threeweeks/months/yearsbefore；today變做thatday；tomorrow變做thefollowingday/thedayafter；nextweek/month/year變做thefollowingweek/month/year等等。